医療事務員のブログ

若手医療事務員が日々感じたことを書き残します。

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信書の取り扱いについて

日々様々な書類を取扱い、患者さんや業者に書類を郵送したりすることがあります。

先日、院内で郵送方法の見直しを行いましたので、この機会に「信書」について取扱いを確認してみることにします。

 

 

信書とは?

総務省のHPにありました。

 「信書」とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。

「特定の受取人」とは、差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者です。

「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。

「文書」とは、文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです(電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。)。

 

なんだか難しくてよくわかりませんね。

つまりは、

差出人が、特定の受取人(個人或いは団体)に対して作成した文書

だと思います。

では、どのような文書が信書に該当するのでしょうか。

日本郵便のHPに一覧がありました。

 

信書に該当するもの

  • ■書状
  • ■請求書の類

    【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト(診療報酬明細書等)、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書

  • ■会議招集通知の類

    【類例】結婚式等の招待状、業務を報告する文書

  • ■許可書の類

    【類例】免許証、認定書、表彰状

    • ※カード形状の資格の認定書なども含みます。

  • ■証明書の類

    【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書

  • ■ダイレクトメール
    • 文書自体に受取人が記載されている文書
    • 商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章

 

信書に該当しないもの

  • ■書籍の類

    【類例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書

  • ■カタログ

    【類例】◇専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシ、◇店頭での配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレット

  • ■小切手の類

    【類例】手形、株券、◇為替証券

  • ■プリペイドカードの類

    【類例】商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット

  • ■乗車券の類

    【類例】航空券、定期券、入場券

  • ■クレジットカードの類

    【類例】キャッシュカード、ローンカード

  • ■会員カードの類

    【類例】入会証、ポイントカード、マイレージカード

  • ■ダイレクトメール
    • 専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
    • 専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの
  • ■その他

    ◇説明書の類(市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書)、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート

 

この一覧表は、全ての文書を網羅できているとは言えません。

「診療記録」なんかも入っていません。

まあ、診療記録は、医師が特定の患者の記録を書いたものなので、信書にあたるとは思います。

 

 

信書を郵送できるのは限られている?

 

ゆうパック

ゆうメール

ゆうパケット

クリックポスト

上記の送付サービスにおいては信書を郵送できません。

郵便法違反など、コンプライアンス的にダメです。

 

信書を郵送できるのは、

普通郵便(書留、特定郵便)

レターパック

のみになります。

 

医療機関では、カタログなど信書以外の文書を発行することは少なく、

診療情報や診断書などが大半です。

なので、普通郵便で送ることが多いです。

それなりにトラブルも起こるのも事実です。

文書を送っているはずなのに届いていないなんてこともありました。

今後そのような問題が起こりえるのなら、特定記録を標準化していくのもいいかもしれませんね。