医療事務員のブログ

若手医療事務員が日々感じたことを書き残します。

会議・ミーティング・委員会

組織において日々発生しているのが「会議」「ミーティング」ですが、

業務時間の中で、かなりの時間を占めてしまっています。

経営学で有名なドラッガー氏は、

「会議の時間をいかにゼロに近づけるか」が大切だと言っていますね。

果たしてこのままでいいのでしょうか。

当院の会議の質について考えてみました。

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当院で行われているのは

・経営会議

・ミーティング(臨時的なもの)

・委員会

などです。

 

全ての会議で言える問題点としては

 

・時間通りに終わらない。

・決めることが多くて話が進まない。

・会議をしたが進展しない

・次の会議の議題がわからない。

・報告だけで終わる

いろんな要素が考えられます。

 

議題を事前に決める

会議を運営する人は、事前に話し合う内容を共有するべきです。

それにより、会議時間をあらかじめ算出できます。

アジェンダーや会議資料も事前配布が望ましいです。

会議では質問事項のみを受付けるような形にすれば、時間短縮できます。

 

会議の目的を明確にすることが大事ですね。

時間が長い会議は、話がすぐに脱線し、本来の目的を達成できずに終わってしまうこともあります。

会議は、主要メンバーが集まって意志決定をする場だと思っています。

会議の目的に沿わない無駄話は、生産性を削ぐだけですね。

 

参加者は適切か?

委員会など、参加するべき職種が決まっている場合は除きますが、

「え、自分必要なくない?」っていう会議に何度か参加したことがあります。

30分~1時間ほど時間を無駄にするだけでした。

関係の無い人が参加することによって、その人の仕事の能率が下がるばかりでなく、会議の質も低下してしまいます。

 

 

「会議」として必要か

単純に、情報共有のみで集まっているだけなら、

メールで共有すれば済みます。

議題について話し合う必要がある場合のみ、召集すればよいのです。

 

しかし、いつまでも古い考えの人は居ます。

会議やミーティングなどで時間を取る必要もなく、

自然に情報共有が出来ているような環境を作れたらいいと思います。