医療事務員のブログ

若手医療事務員が日々感じたことを書き残します。

医療事務の会議の進め方を考えよう

医療事務は病院内で会議や委員会を運営することもあります。

もちろん、総務部などが行う場合の方が多いですが。

ミーティングなどを入れるとたくさんあります。

運営方法は、しっかりと考えないといけません。

 

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会議時間の短縮ではなく、会議の質を高める

量ではなく質です。

会議が長くなり、時間が取られていると判断すると、

どうも、「会議時間の短縮」という発想が生まれがちです。

はたして本当にそうでしょうか?

時間を短くする目的は何でしょう。

 

 

達成目標を明確にする

メンバー全員が

「この会議で何を決めるか」を理解していることです。

目指す方向がバラバラでは、話がかみ合いませんw

会議をしていても、

途中で話がそれたりする事がありませんか?

その人は、会議の重要性が分かっていないし、

業務のことをわかっていようが、適任ではありません。

 

紙資料の説明はいらない

資料についてページをめくりながら説明することは時間の無駄です。

事前に配布しておき、「質問はありませんか?」と言うだけです。

それか、「〇分間の間、資料を確認してください」でいいのです。

これだけで、会議時間は削減されてメンバーの理解度も上がるはずです。

 

当院で行われている「会議」は8割強が報告会議です。

件数などを報告するだけで20~30分が過ぎていく生産性が低いものです。

これこそ、資料を事前に送付しておき、

「送付した資料の中で不明点はありませんか?」でいいはずです。

 

活発な意見交換ができる工夫を

報告だけで終わるのは会議ではありませんよね。

それならメールでもできます。

・意思決定者を必ず参加させる

・資料、根拠となるデータを準備する

・参加者の選定

ここは最低限やっておきたいですね。

できるだけ、無用な会議を減らし、

限られた時間で会議の生産性を上げたいと思います。

 

 

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