医療事務員のブログ

若手医療事務員が日々感じたことを書き残します。

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業務フローを活用した医療事務の業務改善について

医療事務の業務・サービスはどの職員が担当しても同じ方法、同じ内容で行われ、確実に業務が遂行される必要があります。

 

しかし、マニュアルがない、あっても使用されていないというケースにおいては、職員がその都度判断する必要があります。

せっかくマニュアルがあるにも関わらず、活用されていないと業務の標準化が進まず、常にリスクの高い状態で業務が行われることになります。

 

マニュアルを活用して業務をしているところを見たことがありませんので、ミスが非常に多いです。

リスクマネジメントの視点から、マニュアルの見直しを行うことにしました。

 

flowchart whiteboard office business planning guy man people working startup meeting

 

 

なぜマニュアルが活用されないのか?

医療事務のマニュアルと言えば多岐に渡ります。外来から入院、在宅までそれぞれの業務内容のマニュアルが必要です。

調べてみるとおおむね作成されていましたが、作り方・周知方法に問題がありました。

 

問題点

 ・文章のみで書かれていて見づらい

・更新されていない

・手順のみ書かれていて、コツや注意事項が書かれていない

・マニュアルを見るという意識が無い

・医事課の棚に保管されており、個人が見たい時にすぐ見れない

 

さまざまな問題点が考えられました。

たしかにこれだと、そばにいる先輩に聞いた方が早いです。

 

しかし、質問された先輩は作業していた手を止め、

対応しなくてはいけません。

これでは後輩は楽かもしれませんが、先輩がつらいです。

標準化された見やすいマニュアルを作成し、

全員がすぐに見れるような環境を作れればいいのです。

 

 

マニュアルの様式を変える

当院のマニュアルは単なる覚書です。

あれを見ながら全員が同じ業務をできるとは到底思えませんw

 

ネットには参考にできる資料がたくさんあります。 

こちらの業務フローを参考に、様式を変更することにしました。

BPR+という業務フローが非常にわかりやすいです。

【公式】 iGrafx アイグラフィックス - 業務可視化・改善ツール

 

業務フローを中心に、手順書や規定を展開できるので、

基本的にはフローを見て視覚的に業務の流れが把握できます。

 

これなら、共有フォルダに落としておけばいつでも誰でも参照できます。

文章のみで記載しているマニュアルとは天と地の差ではないでしょうか。

 

これのようなシステムを作成していくのが大変ですが、、

地道にやっていきたいと思います。

 

作るだけではダメ、活用されるような仕組み

使いやすいようなマニュアルを作るというのが第一です。

ですが、今後はマニュアルの更新とミーティングでの説明会等を行って、

全体の意識を高めていきたいですね。

 

これが全て正しいとは思いません。

定期的に確認として、また見直しを行っていくことが大事です。

医療事務でもPDCAを回さないといけませんね。

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