医療事務員のブログ

若手医療事務員が日々感じたことを書き残します。

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本当に大丈夫?部下との面談を上手く進めるためのポイント!

「「チョコのかかった美味しい棒、あーげる」とはにかむ美女「チョコのかかった美味しい棒、あーげる」とはにかむ美女」[モデル:茜さや]のフリー写真素材を拡大
医療事務は様々な性別、年代の人がチームで業務を行っています。
人の入れ替わりの時期ですので、人間関係のトラブルが多いです。
チームのコミュニケーション上手くいかなかったり、新人教育が上手く進まなかったり

と医事課の中の業務に支障を来します。

各担当者から報告を受ければ、面談という形で話を聞く必要があります。

今回は、面談が無駄にならないよう、
上手く面談を進めるためのコツをまとめてみました。


やりがちな面談(私の経験)

まずは、やってしまいがちな質問です。

 

  • 最近どう?
  • 何か気になることある?
  • 何か言っておきたいことある?

 

こんな質問していませんか?
面談の雰囲気は出ますし、言ってしまいがちなフレーズですが、
アバウトすぎて言いたい事があっても答えようがないです。

 

・お疲れ様。
・最近どう?         → 普通に頑張ってます。
・何か気になる事ある?    → 特にありません。
・何か言っておきたい事ある? → 特にありません。

 

正直これで終わりです。(5分もあれば終了)
特に女性に多いと思います。
こんな面談で何が得られるでしょうか。


面談をする上での注意点

私が面談を受けていて思った事です。

 

上司に対して本音は言わないに決まってる
雑談の方が効果的に情報が得られる
質問→回答になりがち
プライベートに関わることは女性同士の方がいい

 

お堅い面談形式だと、

  • 自分だけ呼び出された
  • 何かミスしたのかも
  • 変なことは言わない方がいいか

こんなことを考えてしまい、
呼ばれた側は言いたい事も言えないですよね。
私自身もそうでした。

 

面談の手順、大事なのはアイスブレイク!

 

簡単な手順はこの3つの流れです。


① 導入
② 本題
③ まとめ

 

どうやって部下から思いを聞き出すのがいいのでしょうか。
流れに沿って説明していきます。

 

導入でのポイント

 導入時に大切なのはアイスブレイクです。

 

アイスブレイクとは、初対面の人同士が出会う時、その緊張をときほぐすための手法。

集まった人を和ませ、コミュニケーションをとりやすい雰囲気を作り、そこに集まった

目的の達成に積極的に関わってもらえるよう働きかける技術を指す。

 

本来初対面同士でゲームなどを行って、緊張をほぐすものですが、
通常のミーティングや面談でも効果的だと考えています。


いきなり本題に入らずに、部下の緊張をほぐしてあげることが大事です。

「最近どう?」をアイスブレイクとしてやっているなら間違いです。


漠然とした質問はどのように答えればよいかわからず、固まってしまいます。

とはいえ、
「雑談は苦手だ・・・」という方もいると思います。


必ず雑談をする必要はありません。
緊張が少しでもほぐれればいいんです。

 

  • 表情は笑顔を心がける
  • そういえば、〇〇科の〇〇さん最近元気にされているかな?
  • 最近仕事が増えたけど、疲れてないかな?
  • 〇〇さんがだいぶ成長してきたね

 

など、仕事に関する話題でもいいですが
共通の話題で話しやすいものにしましょう。


面談の目的を明確にする

 

 面談の目的がわからないと、
部下は何を求められているのかが分からず、うまく進みません。

 

今日の面談の目的は〇〇です。

今日の面談でこんな時間が持てるといい

ということを部下に説明し、面談をするうえで共通認識を持っておくことが重要です。


本題の進め方

大切なことは

コーチングを中心とした対話です。

 

質問→回答→質問→回答にならないように。
これなら、アンケートを配って回収した方が効率的です。

 

相手の話をしっかり聞き出すことが大事です。
愚痴ばかり言われても、避難しないことです。


ここでポイントは

 

  • まずは受け止める。
  • じゃあ、解決策を一緒に考えよう。
  • どうすれば改善できると思う?
  • みんなで変えていくにはどうすればいい?
  • まず着手できるところはどこだろう?

 

当院では女性が多いので、気を付けていますが
女性の愚痴は多いです。
男性目線から理論的にアドバイスをしたところで良いことありません。

 

まとめの進め方

 最後のまとめは、

部下から今回の面談の正直な感想を話してもらいます。

 

何を思って、どんなことに重きを置いているのかが分かるので
ここは外せません。


まとめ

人間相手ですので本当に今のやり方であっているかわからないものです。
でも、どうせやるなら、意味のあることをやりたいですよね?

 

目的もなくやり続けるものほど、意味がないものはありません。

定期的な面談を活かして、部下の仕事へのモチベーションや
行動喚起に活用していきたいものですね。

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