医療事務員のブログ

若手医療事務員が日々感じたことを書き残します。

新入社員に告ぐ!最低限知っておくべきExcelの常識5選

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事務員であれば、Excelは必ず使います。ですが、最近の新人でExcelが苦手な人が多いような気がします。高校や大学でも学んでいるはずなのですが、スマートフォンの普及によって、パソコン離れが進んでいるようです。

そんな新人からすれば、知らない事ばかりで上司からの指示にすぐ対応できない。ということも起こりえます。

当たり前のことですが、しっかりできていないと業務に支障を来しかねません。

今回は、新入社員が仕事でExcelを使用するにあたって、まずは知っておくべき常識をまとめてみました。

 

1.大事なファイルは「名前を付けて保存」

 

自分だけが使うファイルならまだいいですが、

会社の中で、皆が共同で使用するフォーマットファイルを使う場合です。

このファイルを編集して、上書き保存してしまうと使う人全員に迷惑がかかってしまいます。

 

自分以外が使う可能性のあるファイルは、

ファイルを編集する前に「名前をつけて保存」をします。

ファイルのコピーを作ることができますので、元のファイルに被害が及びません。

 

2.わからないうちはセルの数式は触らない

セルに数式を入れて、手入力の手間を減らしているのに、

それを無自覚に消してしまう人がいます。

 

数式に関してまだよくわかっていないという方は、下手にセルの中を触らないことが大切です。一見して何も入力されていないように見えても、実は数式が入力されていたりするので、要注意です。

 

数式バーを確認して、数式が入っているかチェックしましょう。

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3.印刷する前は必ず印刷プレビューを確認する

 

画面上ではしっかりレイアウトされていても、いざ印刷してみると切れて印刷されてしまうこともありますので、プレビューでしっかりチェックしましょう。

 

資料を何枚で印刷したいか、でプレビューを確認します。

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1枚で印刷したいのに、2枚になっている場合があります。

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ページ設定で、「次のページ数に合わせて印刷」を1×1にします。

これで、1枚での印刷になります。

プレビューの段階で修正できれば、印刷ミスも発生しませんね。

 

4.表ではセル結合はしない

 

セル結合って見やすいし、した方がいいんじゃないの?と思うかもしれません。

実は、「並べ替え」や「フィルタ」などの便利な機能が使えなくなってしまうのです。

これは、データ集計する時に非常によく使いますので、後々データを集計する表は、結合しないようにしましょう。

 

表を作るルールはいくつかありますが「連番」も忘れてはいけません。

並べ替えを行った後、元に戻すことができなくなってしまうので、使えない表を作成しないように気をつけましょう。

 

5.外部に送る請求書などはPDFにする

 

請求書や見積もりを送付する時のルールです。

ルールを知らずに、Excelデータをそのまま取引先に送ってしまったら、信用を失ってしまうかもしれません。

 

 請求書や見積書などをデータ送信する場合は、PDF形式にして送るのが鉄則です。
PDFファイルは、後から金額などのデータを改ざんされる心配がなく、またExcelの環境がないパソコンでも確認することができるからです。

 

ササっとPDFを用意している部下は、「こいつできるな」と思われるかもしれません。

 

◆PDFに変換する方法

 

名前を付けて保存→ファイルの種類をクリック

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一覧からPDFを選択して、保存を押せば完了です。

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結構簡単に変換できますので、覚えておいてください。

 

まとめ

 

いかがでしょうか?

仕事をする上での常識をまとめました。新入社員だけではなくても結構できてない人がいるのが残念です。

事務のプロとして覚えておく必要があると思います。