医療事務員のブログ

若手医療事務員が日々感じたことを書き残します。

領収書の保管期間は7年間です!医療法と勘違いしないで!

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領収書を発行すると、かならずついてくる病院控え。

これを長年保管していくだけでも管理が大変ですし、保管スペースが圧迫されます。

当院もかなりスペースが圧迫されているようです。

 

当院の事務員に保管期間を聞くと、全員が口をそろえて「5年」と言っているので不思議でした。「なんの根拠で5年と言っているの?」と聞いても、明確な理由は返ってきません。

 

領収書の控えは7年間の保管が必要

国税庁のサイトに載っていました。

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。
 また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

※引用 国税庁[平成29年4月1日現在法令等]

No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法|法人税|国税庁

 

 

保存方法は「紙」

(1) 原則的な保存方法
 帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
 したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

※引用 国税庁[平成29年4月1日現在法令等]

紙で保管しなければなりませんので、保管スペースを圧迫してしまいます。

 

保管スペースの問題

当院は大きな倉庫にカルテや書類を保管していますが、とうとう限界が近づいているようです。

紙資料を保管していくには、保管スペースの問題がつきものですが、病院にはそこまで広い敷地がないものです。

仕方なく医事課にカルテ棚を置いたりすると、圧迫感もありますし、事務スペースが減ってしまいます。

 

倉庫の整理を検討します

というわけで倉庫を整理することにします。

保管方法を見直して、次回から整理のしやすいように考えたいと思います。